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Normas de Uso de los Sistemas de Información de la Universidad de Almería >>

Acceso y Tratamiento de Ficheros Informáticos

En particular, respecto a la información de carácter personal contenida en ficheros informáticos, deberá cumplir, en consonancia con lo expuesto en anteriores apartados, las siguientes diligencias:

  • Claves de acceso al sistema informático.- Las contraseñas de acceso al sistema informático son personales e intransferibles, siendo el Usuario el único responsable de las consecuencias que pudieran derivarse de su mal uso, divulgación o pérdida. Queda prohibido, asimismo, emplear identificadores y contraseñas de otros Usuarios para acceder al sistema informático. En caso de que fuera necesario acceder al sistema, en ausencia de un compañero, se solicitará al Responsable de Seguridad que se habilite el acceso eventual. Una vez finalizada la/s tarea/s que motivaron el acceso, deberá ser comunicado, de nuevo, al Responsable de Seguridad.
  • Bloqueo o apagado del equipo informático.- Bloquear la sesión del Usuario en el supuesto de ausentarse temporalmente de su puesto de trabajo, a fin de evitar accesos de otras personas al equipo informático. Esto, sobre todo, deberá tenerse en cuenta, por parte del personal que esté en atención al público.
  • Almacenamiento de archivos o ficheros en la red informática.- Guardar todos los ficheros de carácter personal empleados por el Usuario, en el espacio de la red informática habilitado por la Universidad de Almería, a fin de facilitar la realización de las copias de seguridad o respaldo y proteger el acceso frente a personas no autorizadas.
  • Manipulación de los archivos o ficheros informáticos.- Únicamente las personas autorizadas, podrán introducir, modificar o anular los datos personales contenidos en los ficheros. Los permisos de acceso de los Usuarios a los diferentes ficheros son concedidos por la Universidad de Almería, en concreto por el Responsable de Seguridad. En el caso de que cualquier Usuario requiera, para el desarrollo de su trabajo, acceder a ficheros a cuyo acceso no está autorizado, deberá ponerlo en conocimiento del citado departamento.
  • Generación de ficheros de carácter temporal.- Ficheros de carácter temporal son aquellos en los que se almacenan datos de carácter personal, generados a partir de un fichero general para el desarrollo o cumplimiento de una tarea/s determinada/s. Estos ficheros deben ser borrados una vez hayan dejado de ser necesarios para los fines que motivaron su creación, y mientras estén vigentes, deberán ser almacenados en la carpeta habilitada en la red informática. Si transcurrido un mes el Usuario detecta la necesidad de continuar utilizando la información almacenada en el fichero, deberá comunicárselo al Responsable de Seguridad, para adoptar las medidas oportunas sobre el mismo.
  • No uso del correo electrónico para envíos de información de carácter personal sensible.- No utilizar el correo electrónico (corporativo o no) para el envío de información de carácter personal especialmente sensible (esto es, salud, ideología, religión, creencias, origen racial o étnico). Este envío únicamente podrá realizarse si se adoptan los mecanismos necesarios para evitar que la información no sea inteligible ni manipulada por terceros. De modo que, se pondrá en conocimiento del Responsable de Seguridad para que implemente el cifrado, encriptado u otro mecanismo que salvaguarde la integridad y privacidad de la información.
  • Comunicación de incidencias que afecten a la seguridad de datos de carácter personal.- Comunicar al Responsable de Seguridad las incidencias de seguridad de las que tenga conocimiento, que puedan afectar a la seguridad de los datos personales.

Entre otros, tienen la consideración de incidencia de seguridad que afecta a los ficheros informáticos, los sucesos siguientes:

  • Pérdida de contraseñas de acceso a los Sistemas de Información.
  • Uso indebido de contraseñas.
  • Acceso no autorizado de usuarios a ficheros excediendo sus perfiles.
  • Pérdida de soportes informáticos con datos de carácter personal.
  • Pérdida de datos por mal uso de las aplicaciones.
  • Ataques a la red.
  • Infección de los sistemas de información por virus u otros elementos dañinos.
  • Fallo o caída de los Sistemas de Información, etc.

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Actualizado por: STIC

Fecha: 3 de mayo de 2011

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