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Normas de Uso de los Sistemas de Información de la Universidad de Almería >>

Acceso y Tratamiento de Ficheros en Papel

En relación con los ficheros en soporte o documento papel, el Usuario deberá cumplir con las siguientes diligencias:

  • Custodia de llaves de acceso a archivadores o dependencias.- Mantener debidamente custodiadas las llaves de acceso a los locales o dependencias, despachos, así como a los armarios, archivadores u otros elementos que contenga soportes o documentos en papel con datos de carácter personal.
  • Cierre de despachos o dependencias.- En caso de disponer de un despacho, cerrar con llave la puerta, al término de la jornada laboral o cuando deba ausentarse temporalmente de esta ubicación, a fin de evitar accesos no autorizados.
  • Almacenamiento de soportes o documentos en papel.- Guardar todos los soportes o documentos que contengan información de carácter personal en un lugar seguro, cuando éstos no sean usados, particularmente, fuera de la jornada laboral. Cuando estos soportes o documentos, no se encuentren almacenados, por estar siendo revisados o tramitados, será la persona que se encuentre a su cargo la que deba custodiar e impedir, en todo momento, que un tercero no autorizado pueda tener acceso.
  • No dejar en fotocopiadoras, faxes o impresoras papeles con datos de carácter personal.- Asegurarse de que no quedan documentos impresos que contengan datos personales, en la bandeja de salida de la fotocopiadora, impresora o faxes.
  • Documentos no visibles en los escritorios, mostradores u otro mobiliario.- Se deberá mantener la confidencialidad de los datos personales que consten en los documentos depositados o almacenados en los escritorios, mostradores u otro mobiliario.
  • Desechado y destrucción de soportes o documentos en papel con datos personales.- No tirar soportes o documentos en papel, donde se contengan datos personales, a papeleras o contenedores, de modo que pueda ser legible o fácilmente recuperable la información.
    A estos efectos, deberá ser siempre desechada o destruida mediante las destructoras de papel de las que dispone la Universidad de Almería. Se prohíbe terminantemente echar en papeleras, contenedores de cartón o papel, soportes o documentos, donde se contengan datos personales.
  • Archivo de soportes o documentos.- Los soportes o documentos en papel deberán ser almacenados siguiendo el criterio de archivo de la Universidad del Almería. Dichos criterios deberán garantizar la correcta conservación de los documentos, la localización y consulta de la información.
    Los soportes o documentos se archivarán en el lugar correspondiente, de modo que permitan una buena conservación, clasificación, acceso y uso de los mismos.
    No podrá acceder o utilizar los archivos pertenecientes a otros Departamentos, que compartan la sala o dependencia habilitada a archivo.
  • Traslado de soportes o documentos en papel con datos de carácter personal.- En los procesos de traslado de soportes o documentos deberán adoptarse medidas dirigidas para impedir el acceso o manipulación por terceros y, de manera que, no pueda verse el contenido, sobre todo, si hubieren datos de carácter personal.
  • Traslado de dependencias.- En caso de cambiar de dependencia, en el proceso de traslado de los soportes o documentos en papel, se deberá realizar con el debido orden. Asimismo, se procurara mantener fuera del alcance de la vista de cualquier personal de la entidad, aquellos documentos o soportes en papel donde consten datos de carácter personal.
  • Envío de datos personales sensibles en sobre cerrado.- Si se envían a terceros ajenos a la Universidad de Almería, datos especialmente sensibles (esto es, salud, ideología, religión, creencias, origen racial o étnico) contenidos en soporte o documento papel, se debe realizar, en sobre cerrado y, en cualquier caso, tener presente que haya de efectuarse por medio de correo certificado o a través de una forma de correo ordinario que permita su completa confidencialidad.
  • Comunicación de incidencias que afecten a la seguridad de datos de carácter personal- Comunicar las incidencias de las que tenga conocimiento y que puedan afectar a la seguridad de los datos personales.

Entre otros, tienen la consideración de incidencia de seguridad, que afecta a los ficheros en papel, los sucesos siguientes:

  • Pérdida de las llaves de acceso a los archivos, armarios y/o dependencias, donde se almacena la información de carácter personal.
  • Uso indebido de las llaves de acceso.
  • Acceso no autorizado de usuarios a los archivos, armarios y/o dependencias, donde se encuentran ficheros con datos de carácter personal.
  • Pérdida de soportes o documentos en papel, con datos de carácter personal.
  • Deterioro de los soportes o documentos, armarios o archivos, donde se encuentran datos de carácter personal.

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Actualizado por: STIC

Fecha: 3 de mayo de 2011

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