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Tramitación Facturas Nuevo

Información actualizada a fecha 28 de noviembre de 2013.

Tramitación Facturas Destacada

1. CONTENIDO DE LA FACTURA.

Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos establecidos en el art. 6 del RD 1619/2012 que se citan a continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:

a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
b) La fecha de su expedición.
c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
d) Número de identificación fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura (CIF o VAT proveedor).
e) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Cuando el obligado a expedir factura o el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieran aquéllas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones.
f) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto, tal y como ésta se define por los art. 78 y 79 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
g) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
h) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
j) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.Lo dispuesto en este apartado se aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas.

k) En las entregas de medios de transporte nuevos a que se refiere el art. 25 de la Ley del Impuesto, sus características, la fecha de su 1ª puesta en servicio y las distancias recorridas/horas realizadas hasta su entrega.
l) En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, de conformidad con lo establecido en el art. 5 del Reglamento, la mención «facturación por el destinatario».
m) En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».
n) En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «régimen especial de las agencias de viajes».

Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:

a) Cuando se documenten operaciones que estén exentas del IVA y otras en las que no se den dichas circunstancias.
b) Cuando se incluyan operaciones en las que el sujeto pasivo del IVA correspondiente a aquéllas sea su destinatario y otras en las que no se dé esta circunstancia.
c) Cuando se comprendan operaciones sujetas a diferentes tipos de IVA.

En las copias de las facturas, junto a los requisitos del apartado anterior, se indicará su condición de copias.

Las facturas deberán ir firmadas por el Responsable del CG, haciendo referencia al código asignado al mismo. 

2. PAGO A EMPRESAS.

2.1.- Empresas españolas.

1. Todo pago a Proveedores del territorio nacional se llevará a cabo tras la tramitación y posterior contabilización de la correspondiente factura en el Servicio de Gestión Económica.

2. No se tramitará ninguna factura que no reúna los requisitos legales del art. 17, ni contenga los datos fiscales de la Universidad de Almería (CIF: Q5450008G).

3. El Servicio de Gestión Económica incluirá en el Modelo Fiscal 347 aquellas operaciones con Terceros que superen durante el ejercicio la cantidad de 3.005,06 €, dentro de la Clave A “Adquisiciones de bienes y servicios”.

4. También se podrán tramitar estos pagos “Vía Endoso”, mediante la compensación económica a la persona que previamente haya abonado la factura. En este caso, la factura deberá venir Informada por el Responsable del CG con los datos bancarios del interesado que ha soportado su coste y, asimismo, deberá contener todos los requisitos legales y los datos fiscales de la Universidad de Almería.

2.2.- Empresas intracomunitarias no españolas.

1. Para proceder al pago a estas empresas la factura deberá, igualmente, reunir todos los requisitos legales y contener los datos fiscales de la Universidad de Almería como verdadera destinataria de la operación (VAT: ES-Q5450008G).

2. Las operaciones comunitarias estarán exentas de IVA si el cliente suministra un NIF-IVA atribuido por un Estado miembro de la UE distinto de España, y por lo tanto, el proveedor deberá expedir factura sólo por la Base Imponible. Habrá que asegurarse, como se ha indicado antes, que el cliente figura en el Censo VIES confirmando la validez su NIF-IVA, ya que de lo contrario la operación no está exenta y se deberá repercutir el IVA español.

3. Por lo tanto, el proveedor de la UE deberá emitir factura sin gravar IVA (sólo base imponible) y, en aquellos casos establecidos en los art. 68, 69 y 70 de la Ley del Impuesto “LIVA” será la propia UAL como sujeto pasivo de la adquisición la que deberá aplicar la Regla de “Inversión del Sujeto Pasivo” repercutiendo a la operación el correspondiente IVA, por considerarse que la operación se localiza en el país de destino.
La Universidad de Almería procederá, pues, a satisfacer a la Hacienda Pública el tipo impositivo de IVA dependiendo de la naturaleza de la operación: 4%, 10% o 21%, con cargo al CG que corresponda.

4. Cuando se trate de adquisiciones intracomunitarias de Bienes se deberá proporcionar, al Servicio de Gestión Económica, los datos necesarios para la Declaración mensual del INTRASTAT a efectos de la elaboración de las estadísticas de intercambios de bienes entre Estados miembros de la UE.
Los datos requeridos para presentar este Modelo Fiscal son el código de la mercancía que se está comprando (se puede consultar en la dirección: https://www3.aeat.es/ADUA/internet/descarga/nc_2007.pdf), el peso de la misma y el transporte utilizado para su importación desde el país de origen de la mercancía.

5. No se tramitará ninguna factura emitida por Operadores Comunitarios que no contenga los datos fiscales correctos de la Universidad de Almería, como empresa o profesional destinataria de la operación. Si el operador emitiera factura con IVA, se entenderá que la operación ha sido realizada por una persona física como cliente particular (sin la condición de empresa o profesional), por lo que, no tendrá repercusión fiscal y no podrá ser pagada con cargo a los Centros de Gasto de la Universidad.

2.3.- Empresas no comunitarias.

1. Cualquier pago que se realice a empresas no comunitarias estará exento de ser incluido en modelo fiscal alguno, sin perjuicio de incluirlo en las correspondientes declaraciones de IVA. Tratándose de bienes, se declararán en concepto de importaciones y, en el supuesto de prestaciones de servicios, realizando, si procede, la correspondiente inversión del sujeto pasivo.

2. Los gastos bancarios que se originen correrán a cargo del CG que soporte la adquisición, o en su defecto al indicado “a priori” por sus Responsables.

3. En el supuesto de Importación de Bienes, junto con la factura del proveedor del material adquirido deberá presentarse en el Servicio de Gestión Económica el DUA generado en el despacho de la mercancía por el Transitario, a efectos de declarar la liquidación de IVA practicada por la Administración Aduanera e imputarlo en el correspondiente CG.
El responsable de la tramitación de la documentación requerida será el Investigador interesado en la adquisición de este material de fuera de la Unión Europea. 

3. DOCUMENTACIÓN A APORTAR:

Con el listado de remisión de Facturas se deberá acompañar la documentación que se indica en los siguientes casos:

Ejercicios anteriores.

Si a lo largo del ejercicio, un CG tramita facturas de ejercicios anteriores, se deberá acompañar un Informe del Responsable indicando los motivos de no haberse tramitado en su ejercicio de devengo; debiendo ser autorizado por el Gerente su cargo en el ejercicio en vigor.

Gastos de representación.

Las facturas de gastos de representación tales como comidas u obsequios, deberán tramitarse con un Informe, firmado por el Responsable del Centro de Gasto, en el que se detalle la causa que las originó. En las facturas de comidas quedarán excluidos de su pago los conceptos tales como tabaco y otro tipo de extras.

Material inventariable.

Asimismo, las facturas de bienes inventariables cuyo valor económico sea igual o superior a 150,00 € (IVA incluido) deberán venir acompañadas de Ficha o Informe que justifique su adscripción al Inventario general de la Universidad.

Motivación demora.

Al objeto de dar cumplimiento a las medidas de lucha contra la morosidad, las facturas deberán ser tramitadas en el plazo máximo de 20 días desde la fecha de su emisión. En caso contrario, se deberá motivar el retraso por el Responsable del CG mediante un Informe dirigido al Jefe del SGE.

4. PLAZO DE PRESENTACIÓN.

Durante todo el año, siendo potestad de Gerencia la determinación con carácter trimestral de fechas límites de recepción de facturas a fin de proceder al cierre parcial y definitivo del ejercicio económico, comunicándose vía E-mail con la debida antelación.
Con el objeto de responder y hacer frente a las posibles auditorías que procedan, se hace más que necesario y recomendable que los Responsables de Centros de Gasto y a su vez, los encargados de la gestión de las distintas Unidades Orgánicas (Contratos, Grupos, Proyectos, Cursos, Jornadas, etc.…) conserven en su poder Copia de las Facturas remitidas.

 

Puede consultar la legislación pinchando AQUÍ

 

Actualizado por: Serv. Gestión Económica

Fecha: 17 de marzo de 2014

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